Una posta elettronica sempre più sicura: PEC

La posta elettronica ha rivoluzionato completamente il mondo della comunicazione, arricchendosi nel tempo di affidabilità e sicurezza.

Ho scoperto di recente l'esistenza di un sistema utilissimo per le imprese che si chiama PEC, Posta Elettronica Certificata; può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico.

Il grande vantaggio consiste nel fatto che la PEC certifica l'invio, l'integrità e l'avvenuta consegna del messaggio; per questo ha lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ritorno.

Vantaggi della Posta Elettronica certificata:

• innanzitutto i tempi di trasmissione, che sono brevissimi
• la posta elettronica certificata è utilizzabile 24 ore su 24
• permette l'abbattimento dei costi di invio e ricezione
• l'unica spesa riguarda il canone annuo per l'attivazione e l'utilizzo del servizio
• ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno

La trasmissione della PEC avviene tra un gestore accreditato del mittente e un altro gestore del destinatario. Nel caso in cui una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si perde il valore della trasmissione.

A chi è rivolto il servizio?

Professionisti (Aziende iscritte nel registro delle Imprese e Enti della Pubblica Amministrazione) che devono con frequenza comunicare con enti pubblici o clienti, fornitori e partner

Privati che desiderano ottimizzare i tempi e le spese postali

Come funziona la PEC?

• Innanzitutto l'utente privato o pubblico, deve scegliere un gestore di Posta Elettronica Certificata in base alle proprie esigenze e alle caratteristiche del servizio erogato dal gestore.

• Effettuata la scelta del gestore l'utente potrà attivare la propria casella di Posta Elettronica Certificata seguendo la guida fornita dal gestore, all'interno di un dominio dedicato alla PEC.

• Nella scelta del Gestore ricordatevi che in base alle regole fissate dal Codice dell’Amministrazione Digitale, il servizio (e quindi la posta inviata) avrà valore legale solo nel caso in cui il gestore risulti accreditato presso il CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione). Questo è un Organo Pubblico espressamente dedicato al controllo della PEC.

• Dopo aver creato la vostra casella potrete accedervi tramite user e password oppure tramite certificati digitali.

• Il messaggio redatto dall'utente nella casella di posta certificata viene inviato al gestore che manda al mittente una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso; questa deve riportare il momento della spedizione ed i destinatari.

• I gestori di posta certificata hanno l'obbligo di conservare traccia di tutti i principali dettagli che riguardano la trasmissione di messaggi per un periodo di 30 mesi.

• A questo punto il provider di posta certificata del mittente crea una busta di trasporto che contiene il messaggio originale oltre ai dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider.

• Il gestore del destinatario deve verificare l'integrità della busta di trasporto, cioè che non ci sia stata manomissione durante la trasmissione.

Le ricevute rilasciate nel sistema di trasmissione PEC sono tre:

1. Ricevuta di accettazione: il gestore certifica di aver ricevuto l'e-mail dall'utente e di poterla inviare al destinatario.
2. Ricevuta di presa in carico: viene scambiata tra i due gestori per attestare il passaggio di responsabilità.
3. Ricevuta di avvenuta consegna: attesta che il messaggio è stato correttamente consegnato nella casella del destinatario (ovviamente non certificherà la lettura del messaggio).